部下との面談を有意義なものにする重要なポイント3つ

zukasii
こんにちは!
マネジメント奔走中のパパさんエンジニアづかしー(@zuka_sii)です。

9月になると、多くの会社では半期の締めが行われると思います。
 

こういった節目には、チームメンバーとの面談を行っているというところも多いのではないでしょうか?

もちろんかしこまったようなものでなくても、ちょっと振り返りを話すくらいのやつも含むことにしましょう。
 

部下との面談。難しいですよね。
 

次の半期をしっかりとスタートしてもらえるように、どんな話をすればよいものか。。。

どういう気持ちで取り組んでいるのか。

何か気の利いたことを言ってあげられるだろうか。
 

悩みは尽きません。
 

どうせやるならお互いに思いを述べて、その上で向かうべき方向を定めて、気持ちよく次のスタートを切れるようにしたいですね。
そうなれば次のクォーターでの成長は楽しみなものになります。
 

逆に部下の立場として、イヤな面談に遭遇したことのある方もいらっしゃるでしょう。
なんか過去の不備をいろいろ掘り返されて、ダメなところばかりを指摘されて、申し訳程度にちょっとだけいいところを出す程度。

もうがんばろうなんて気はどこかに吹っ飛んでしまいますね。ぼくも経験あります(汗)
 

ということで、今回は基礎編です。

細かい質問のメソッドはちょっと置いといて
まずは伝えるべきものをしっかり伝え、相手から思いを引き出すための土台を作るところです。

面談を実りあるものにするための基礎となるポイントを3つご紹介します。
 

【point1】 セットアップは大事に!

セットアップとは、その面談の最初にくる場面ですね。
緊張をほぐしてコンディションを整え、これから面談を始めることに同意を取り、面談の目的を共有する時間です。
 

まずアイスブレークを舐めてる人多すぎです!!!

あなたがそうでないことを切に祈ります。

いきなり「では始めます」とかムリです。
淡々と成績発表するような場じゃないんですから。
 

面談は、期待や不安をすり合わせる人間味あふれた場です。

ついさっきまで世間話してた、くらいの温まり具合でなければアイスブレークは必須です!!
 

「最近、体調とかどう?」
くらいなもので十分です。

まずは相手にしゃべらせて、しゃべるハードルを下げてあげてください。
 

また、面談の目的や流れを最初に確認するのも、とても効果アリです。

流れを確認し、同意を取っておくと「次なにが来るのか」という不安を払拭することができます。
 

ぼくも面談するときは必ずここまでは行います。
そうするとこの場の全容があきらかになって、なんというか緊張のなかにもどこかホッとしたような表情を見せてくれます。
 

しゃべるウォーミングアップをして緊張を解き、会の流れを共有できたらセットアップは大成功です。

ここまでくると本題にもスーッと入っていくことができます。

1つの方法論として「YESセット」というやり方があります。
これについては↓の記事で書いています。
ぜひご参考に。

【会話術】相手の緊張を解いてリラックスした空気をつくりだす「YESセット」のやりかた

2018年9月15日

 

【point2】 I(アイ)メッセージで話すこと!

まず大前提として人は評価されることを嫌います

ですが、ここは上司が部下を面談する場。
評価は避けては通れません。
 

そこで、、、
「Youメッセージ」 と 「Iメッセージ」 をご存知でしょうか?
 

ご存知の方も多いかと思います。
同じことを言うときにも、主語が相手か自分かで受け取り方が変わる場合があります。
 

例えば「仕事が早い」という褒める評価をするとしましょう。

Youメッセージ
キミは仕事が早いね

パッと見、問題なさそうに見えますね。褒めてる感でてるし。

ですが、Youメッセージには評価の気持ちが込められています。
 

自己評価と一致している場合には受け入れてもらえるかもしれませんが、そうでない場合は「お世辞を言っている」と受け取られるなど、ネガティブな効果を生みます。

いくら褒めていても「イヤイヤ、そんなことはありません。。。」とかで否定されたら効果ナシになっちゃいます。
 

ではIメッセージならどうなるか。

Iメッセージ
私はキミの仕事は早いと思う

言っていることは一緒なんですが、これは「自分はこう思っている」という事実を述べています。この事実は事実なので評価ではありません。

「ホントに早いか遅いかは置いといて、この人は早いと思っているらしい」
ということは確かなのです。
 

逆に「仕事が雑だ」と注意する場面を例に取ってみましょう。

Youメッセージ
キミは仕事が雑だね
Iメッセージ
私はキミの仕事が雑に感じた

いかがでしょう?

Youメッセージで言われたら、ぼくなら「悪ぅございましたね!!!」ってひねくれるんですけど(笑)

Iメッセージで言われたら、事実を突きつけられたようで、自分自身を振り返っちゃいます。

主語を変えるだけで、振り返りという行動を引き出すことができるのです。
 

面談時は常に相手に目線が行っているので、ついつい主語がYouになりがちです。

ぜひIメッセージ、心がけてみてください。「注意するところはしっかりと注意してもらえた」みたいな評価をもらえたりしますよ。
 

【point3】 本人の希望や意思に評価や指示をしないこと!

面談を進めていく中で「もっとこうしたい。ここを改善したい」ということを言ってくれる場面も多く出てくると思います。

自分の意思を伝えてくれるのはとても喜ばしいことですね。
 

ただそれを
「それは◯◯だからだ」とか
「××よりも先に△△が必要だ」とか

望んでもいないのに勝手に評価されたり解説されたり指示されたりすると、ぼくなら「二度とコイツには話さねぇ」ってひねくれます。
 

大事なことなので2回言いますが、人は評価されることがキライです
 

そこで使えるのが「承認」のテクニックです。

↓関連記事

意外と知らない「承認する」って具体的にどうすることなのか?

2018年9月23日

承認とは、事実を事実として受け取りましたよ、と相手に伝えることです。
 

「なるほど、ここをもっとよくしたいんだね」
↑これだけでいいんです!!
 

とはいえ、これだけじゃ話が広がらないので、そこから先はIメッセージでこちら側の考えを伝えてあげましょう。

「たしかに××もいいんだけど、わたしは先に△△をしたほうが効率がいいと思うんだ」

同じ方向を向いている感がありませんか?

この人は敵じゃない!!
って認識してくれるだけでも十分に有益ですね。
 

評価や指示はせず、あくまで対等な意見として同じ土俵に乗せる。
この意識だけで、最終的に方向性が決まったあとの「やるぞ!!」感が大きく違ってきます(^^)b

まとめ

人と込み入った話するのってすごく気を遣いますし、それが1on1で話すとなると構えてしまうものですね。

ここに書いた内容は基礎となるものですが、これを意識するだけで効果が大きく違ってきます。
 

自慢じゃないですが、ぼくが面談したメンバーから

何か言われるかなって不安だったんですけど、次の目標が見えてヤル気でてきました!!

って言ってもらったことがあります。

コレ、「Iメッセージを意識しよう!」って決めて臨んだ面談でした。
ちょっと変えてみるだけで、やはり結果は出るものですね。
 

せっかく1体1で話す貴重な時間なんです。

ぜひとも実りある有意義な時間になるように、今回お伝えした3点を心に留めてみてください!!
 

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