くまもとの田舎にあるちっちゃい会社で、会議の生産性を1ヶ月で2倍にした方法

zukasii
こんにちは!
マネジメント奔走中のパパさんエンジニアづかしー(@zuka_sii)です。

会社で会議のやり方をちょっと変えてみたら、ビックリするくらい成果が現れたという話です。
 

あなたも1度は出会ったことがあるハズです。

  • 会議という名のもとで延々と続く演説。
  • 議論してたら別のことが気になってそこが新たな議題になる。
  • ってかコレ、何の会議だっけ?
  • オレ、いなきゃダメ??
  • あ、会議終わった。何か決まったことあるっけ???

すくなくとも、ぼくは何十回と出会ってきたように思います。。。
 

んで、ぼくがいま勤めている会社はくまもとという田舎にあるちーっちゃい会社なんですが、そこでちょっと会議のやり方を変えたら、半分以下の時間で会議を終わらせられるようになりました。

そしてなにより、ちゃんと決定事項を決めきれるようになりました!!
これって結構スゴいことですよね!!!
 

無駄会議に悩んでいる方へ
この方法は超カンタンですが、割とすぐに効果を発揮します。
 

会議の生産性を1ヶ月で2倍にした方法

中身はカンタンで、↓の3つをやるだけです。

1. 会議の終了条件を決める
2. 進め方を決める
3. 時間配分を決める

んで、ここ最近はちょっと進化しまして、こうなりました

1. 会議の終了条件を決める
2. 進め方と時間配分を決める
3. 最後に決まったことを確認する

会議改革バージョン2とでも名付けましょうか。
 

今日は、会議改革バージョン2のそれぞれ詳細を書いていこうと思います。

上手な会議できているトコから見ると、結構基本的というか当たり前な内容なんだろうなと思います。だけどこのキホンをしっかりするってのをやってるかどうかって、こうも違うのねって痛感した、貴重な経験となりました(^^;
 

会議の終了条件を決める

最初はコレです。会議の終了条件を決めます。

よく「会議の目的をハッキリさせなさい」というアドバイスは見かけますね。

ぼく、これは正直疑問があって、会議の目的をハッキリさせるというのは、具体的に何をどうすればいいのか分からなかったんです。
 

「会議の終了条件を決める」はほぼそれを言い換えているに過ぎないんですが、もうちょいやるべきことが分かりやすいと思いません?(当社比)
 

具体的には「〇〇が△△である状態」という文章にして、ホワイトボードの左上に書いておきます。
もちろん複数あって構いません。
 

コレをやる一番のメリットは、話の流れの中で
重要なトピックだけど、終了条件に直接関連のない議題だから一旦後に回します
という判断が可能になることです。
 

議論がとっ散らかる会議の一番の特徴はいろんな議題を場当たり的に話し合っちゃうことです。

1つ1つは関連しているし、どれも重要な問題ではあるんですが、話がどんどんズレていってしまうヤツです。
会議あるあるじゃないですか?www
 

会議の終了条件を全員でハッキリさせておくと、その条件をクリアするための議題じゃないものは堂々とブッた切って後回しにしやすくなるんです。

どんなときでも話を遮られるのは良い気持ちしないですからね。それなりの理由が必要なんです。
その理由になるというのはとっても重要だと思います(^^)b
 

たぶんこれを毎回必ずやるだけで、会議の時間が30%OFFくらいになると思います!!
(ていうか、実際に30%OFFくらいにはなりました!)
 

進め方と時間配分を決める

時間配分はそのまんまですね、これに何分、これに何分って決めます。
そして会議にはタイムキーパー役を設けて、「あと3分です」とか言ってもらってます。

そこで司会者(ファシリテーター)は「あと3分とのことですが、このまま議論を続けますか?それとも今出た中から採決しますか?」といった問いかけを場に投げます。
 

もう片方の「進め方」。
これは単なるアジェンダを並べるというものではありません。

アジェンダも書くんですが、「ブレストしてから集約して多数決で決める」とか、「解決策を3つずつ出し合って、1人2票の投票制で決める」とかいう決め方まで決めるということが重要です。
 

決め方って、結構暗黙のルールみたいなものが存在しますよねw
特に発言権の強い人がいると、なんだかんだその人が首をタテに振ったら決定、みたいな(^^;
 

決め方まで進め方がハッキリしていると、そもそもオープンでフェアですし、各々がいま何をすべきか勝手に判断して動いてくれるようになります。
 

実際コレをやったんですが、最初にここの決め方はこうしたいという意見が挙がるようになって、実際の議論の進行がとてもスムーズになりました。不満を抱いているメンバーもかなり減ったように思います。
 
全員が持てるチカラを発揮してもらえるよう、不安要素は最初に取り去っておくというキホンですね!
 

最後に決まったことを確認する

結局、何が決まったのか???
これも会議あるあるじゃないですかね?(汗)
 

あと、決定事項が「ふわっと」している。これも会議あるあるですね。

よろしくやっておくとか、いい感じにやっておくとかwww
 

決定事項がハッキリしていないって、会議としてはやってないのと一緒ですよね。
 

これを一度言葉に出して、言語化しておくととても良いです。

ウチもどれだけふわっと決めていたか痛感しました。。。
 

もちろんこれをやると、誰がいつまでにやるのか、みたいなところも確認することができます。
 

よくあるのが「◯◯を終わらせておく(※ということは△△もなされているハズ)」という1個奥にタスクが隠れているパターンです。火種確定です。深みが2段階になれば火を吹いて炎上することでしょう。。。

こういう各々が持っている常識・・・だけど実はちょっとずつズレてるみたいなものが、言葉になることで解消されていきます。
 

ウチでも、議論の流れの中で決まったことを、2人の社員が全然違う方向に解釈していた、なんてことがしょっちゅう起きます。

認識の相違は必ず発生するは大前提です。それを火種になる前に消しておくのがこの「最後に決まったことを確認する」です。
 

まとめ

これは誇張でもなんでもなく、この3つのキホンをやることで、ダラダラな会議が半分の時間になりました。

5人集めて2時間とか会議するとそれだけで10時間分ですからね。今までどれだけの時間を浪費してしまったんだ!って正直おもいました。。。
 

世の中には議論をまとめるいろんなフレームワークがあると思いますが、そういったものはこのキホンができてから、次のフェーズでやるべきことかなと思います。
 

ぼくらでできたんですから、やれないところなんて無いと思います!!
IT系は特にミーティング多いですしね!1割減らせるだけでも、めっちゃ時間が浮きそうです。
 

てゆーか、詳細はこの本に書いてあります!!(丸投)

ここ数年間で読んだビジネスノウハウ系の本の中で、最も成果が出た本の1つだと思います!!
ホントおすすめです。よみやすいですし。
 

時間はどうやっても取り戻すことができない唯一の資産なので、大切に大切にしたいですね〜。

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