【会議ファシリテーション】たった一言発言するだけで、会議の成果をグンと向上させるセリフ!

づかしー
こんにちは!づかしーです。今日はファシリテーションはここから始めよう!という話。

↑この本によりますと、サラリーマンは生涯累計で 30,000時間 を会議に費やしているそうです。

3万という数字が合ってるかどうかはともかくとして、たしかにぼくもそこそこの時間を会議が占めています。

「○○定例」みたいな会議が1日に3つも4つもあって、ミーティングだけで1日が終わってしまうということもしばしば。。。

しかしながら、ふと考えてみると、 「結局1時間話して何が決まったんだっけ・・・?よもやま話をしただけじゃね・・・?」 というのもかなり多いように思います。
 

うーむ、これはよろしくない。基本に立ち返られねば。
 

というわけで、今回はぼくが新米マネージャーだったころに実践し、そこそこ効果が高かった「会議の成果をグンと向上させるセリフ」をご紹介します。
 

会議は「最後」を押さえよう!!

世の中には「段取り八分」という言葉がありますね。
それだけ事前準備が重要であるということであり、ぼくもそのとおりだと思います。
 

ぼくは 「1時間を超える会議はやらない」 という自分の中の決まりごとがあります。

1時間を超えてしまう会議っていうのはだいたいその場の流れで散発的に議論が起きてしまって本題から離れてしまうケースが多いです。会議の組み立てがノープランで、議題だけ場に投げちゃうとそうなりやすい。

なので、ぼくは会議に参加する前に、参加者に5分ずつコーチングすることにしています。会議の結末をどこに持っていきたいかそれぞれ言葉にしてもらった上で参加してもらうと議論がブレにくく、1時間を予定していた会議が30分で終わることも多いのです。
 

と言うと「準備をしっかりやりましょう!」っていう結論になりそうなんですが、実際そうカンタンではありません。
 

例えば「月例ミーティング」みたいな会議を考えてみましょう。

事前にアジェンダや資料が共有されている会社も多いでしょうが、目的や終了条件が共有されているケースはあまり無いでしょう。

資料が事前に共有されていても、上から下まで朗読していたり、途中で上役から質問やツッコミが入って進行が途切れ途切れになるというのもよくある風景です。
 

こういう状況下において、事前準備や進行のさばき方を変えるというのはものすごくエネルギーが必要です。

発言力が強い方なら大丈夫かもしれませんが、 「その議論、今やりますか?一旦書き留めて進みませんか?」 みたいな発言はファシリテーターとしては正しいですが、ヒラ社員にとってはなかなかのハードルです。
 

しかし成果の無い会議はツラい。
そんなアナタにぼくが新米マネージャーの頃に実践して、とても効果が高かったメソッドをお伝えします。
 

それは、会議の最後にこう言うのです。

づかしー
あ、すいません! ぼくの理解のために、ちょっと確認だけさせて頂きたいのですが。。。

確認するのは↓のような項目です

  • 決まったこと
  • 誰が何をいつまでにやるのか
  • 次回の日時
  • 次回の議題

超オーソドックスですね。
だけど、これを全員が共有して終われている会議はかなり少ないのです。

やってみるとわかりますが、「ええと、AとBが決定で、Aは○○さんがやるということになっていて、、、あれ、期限っていつまででしたっけ?あと、Bは誰が担当でしたっけ?」って感じで、 ふわっと決まっただけで、担当や期限が明確になっていないケースが多い です。

なので、最後に決定事項を確認するだけで会議の成果はグンと向上します。

大事なことなので2度言いますが、最後に決定事項を確認するだけで会議の成果はグンと向上します。マジです。経験者談です。
 

影のファシリテーターになろう!

会議の目的は、会議室から出た瞬間から参加者がそれぞれ自分で判断して行動を始められるようにすることです

ファシリテーションというと、事前準備や議論をうまく整理してさばいていくというところが注目されがちですが、どれだけ上手にさばいてもシメがふわっとしていたらダメ会議になってしまうのです。

なにもホワイトボードの前に立って場を仕切る必要はありません。「自分の理解のために時間頂いてもよろしいですか?」とへりくだっていてもよいのです。

まずは影のファシリテーターになりましょう!!会議の成果を文章で明らかにしたヤツがファシリテーターなのです。