「これちょっと調べて」の罠

しらべもの [speech_bubble type=fb subtype=L1 icon=boss.png name=年配上司の安倍さん] 会計ソフトのシェア調べて [/speech_bubble] [speech_bubble type=fb subtype=R1 icon=hira.png name=若手部下の田中くん] え、、、あ、はい[/speech_bubble]

こんなやりとりがあったらぼちぼちヤバイ思った方がいいでしょう。

「ちょっと調べて」っていう依頼、日常ではよくあることだと思います。
実はコレ、とんでもなく無駄な時間を部下に強いているかもしれません。

今回は調べ物を頼むとき、上司としてどこに注意すべきかを考えていきます。

部下はちゃんとこなそうとする

もちろんモノによるとは思いますが、「ちょっと調べて」の「ちょっと」は頼んだ側の主観です。
頼まれた側は、ググって資料を探し、ダウンロードして必要な部分を抜き出し、Excelを立ち上げて表の形式に体裁を整え、見やすいように修飾を施し、どれをどの順序で説明すればよいかを整理し、印刷するかデータで渡すかを考え、「調べました」と報告します。

どんな仕事でも一定の基礎時間がかかります。これは小さい仕事でも大きい仕事でも一定の時間かかります。基本料金みたいなもんですね。つまり小さい仕事をパラパラやらせるほどその基礎時間がかさみ、コスト高となります。
上記の例だと、成果物としては製品シェアのパーセント数だけなので「ちょっと」と思うかもしれませんが、その「ちょっと」を報告するために色々と整える作業が発生します。

「ちょっと」と普段から言っているのであれば、相当な時間を部下から奪っていることを自覚しなければいけません。

時間つかって調べた割にたいして見るわけではない

さて会計ソフトのシェアを調査し、部下が報告したとしましょう。

部下「○○社のソフトがシェア28%でトップ、2位は△△社で25%です。表はここに」
上司「ああ○○社ね、わかった」

私なら
は!?それだけ!?!?!?!?

と思うでしょう。モチベーションは下がりまくりですね。
「ちょっと調べて」と言い放てる程度であれば、多くの場合はたいして重要ではないものです。
それは必要な情報というよりは、単なる好奇心レベルであることも少なくはないと思います。

しかし部下から見えれば上司からの指示。自分の仕事を止めてまでこなそうとするでしょう。
どれだけ非生産的かは言うまでもないですね。

調査を頼む場合に気をつけるポイント

では調査を頼む際にはどのようかところに気をつければいいのでしょうか。

目的と必要性が説明できるか?

「目的を明確にする」というのはいろんなビジネス本にも書いてある基本中の基本ですね。
それをなぜ調べてほしくて、何に使おうとしているのか。部下に明確に説明できるかどうか、自分自身に問うてみましょう。

わざわざ手を止めてまでやらせる価値のあるものは、半分にも満たないのではないでしょうか・・・?

調査の粒度とアウトプットのイメージを合わせる

やはりこの調査は必要、となったとしましょう。
それで指示の全文が「ちょっとこれ調べて」だと部下は不幸としか言いようがありません。
どこまで詳しくするべきか、アウトプットはどのようなものをイメージしているか全くわかりません。

ザッとした平均値でいいのか、それぞれの明細が欲しいのか、調査の粒度を伝える必要があります。

またアウトプットはどのような形式がいいのか、そのイメージも共有しておかなければなりません。
ゴールのイメージを共有しておくというのはお仕事をやる上での基本のハズですが、それをすっ飛ばす人はものすごく多いです。
(そういう人に限ってイメージと違えば文句を言いますよね・・・)

人に原因を求めてはいけませんね。確認しなかった部下が悪いのではなく、伝えようとしなかった自分が悪いのです。

調査は簡単のようで難しい

「ちょっと調べて」は思った以上に難易度の高い仕事です。
軽い気持ちでさらっと部下に言っているのであれば、一度思い直してください。
結構な時間を部下から奪っていると思って間違いはないかと。。。

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